什么是工作流管理？
要回答這個(gè)問(wèn)題，您首先需要了解工作流。工作流是您完成重復任務(wù)的一種方式。聽(tīng)起來(lái)很簡(jiǎn)單，對吧？但是，從想法到發(fā)布，博客文章的每一步，新團隊成員的入職，以及構建和發(fā)布新功能所涉及的所有來(lái)回都是如此。

工作流程通常遠非簡(jiǎn)單。在流程通常非常線(xiàn)性的情況下，有些東西從 A 到 Z 移動(dòng)，工作流往往更加動(dòng)態(tài)。它們通常會(huì )涉及很多來(lái)回、分支路徑以及許多不同的工具和團隊。

這種復雜性正是工作流管理試圖解決的問(wèn)題。它涉及規劃您的工作流程、跟蹤它們，然后優(yōu)化它們——通常是通過(guò)集成和自動(dòng)化。

工作流管理是循環(huán)的，這意味著(zhù)每次簡(jiǎn)化工作流時(shí)，您都會(huì )重新映射它，然后再次開(kāi)始跟蹤它，直到您進(jìn)行下一次優(yōu)化。這是關(guān)于不斷努力改進(jìn)。

雖然可以手動(dòng)完成，但出現了一類(lèi)新的工作流管理軟件。

這些不是經(jīng)典的線(xiàn)性業(yè)務(wù)流程管理 (BPM) 工具。這不是像 Zapier 那樣的 SaaS 自動(dòng)化工具。該軟件旨在使動(dòng)態(tài)工作流管理變得簡(jiǎn)單且易于訪(fǎng)問(wèn)。

一、工作流管理系統的基本部分
雖然許多工作流管理解決方案在單個(gè)工具中提供關(guān)鍵功能，但在 Unito，我們正在開(kāi)發(fā)一種端到端解決方案，該解決方案涵蓋已經(jīng)完成工作的所有工具。

根據 GigaOm 的說(shuō)法，工作流管理解決方案需要提供四個(gè)關(guān)鍵功能：

1. 設計
首先是設計。為了優(yōu)化您的自定義工作流程，您需要能夠將它們繪制出來(lái)并進(jìn)行可視化——就像在流程圖中一樣。這有助于他們感覺(jué)不那么分散，并確保您工作流程的不同階段不會(huì )孤立在特定的工具或團隊中。理想情況下，此功能就像拖放一樣簡(jiǎn)單。

2. 整合
接下來(lái)是整合。您的工作流系統應該彌合您的關(guān)鍵工作工具之間存在的差距，使它們具有互操作性并允許信息在它們之間順暢流動(dòng)。它可能是文檔管理、協(xié)作工具、資源管理工具、時(shí)間跟蹤工具和其他工具之間的橋梁。

一個(gè)好的工作流工具還可以替代您可能為此目的使用的外部自動(dòng)化軟件。

3. 身份
名單上的第三個(gè)是身份。您的工作流程涉及哪些人？

他們是否經(jīng)常在工具之間切換、登錄和注銷(xiāo)帳戶(hù)、難以記住句柄和密碼？

一個(gè)好的工作流管理系統 (WfMS) 可以幫助您的團隊成員輕松管理單一身份，即使是跨不同的工作工具。

4. 分析
最后，還有分析。您如何知道您的優(yōu)化工作是否得到了回報？我們中的大多數人都關(guān)注單個(gè)工具提供的分析，而工作流管理解決方案應該著(zhù)眼于工作流級別的性能。

只要工作流存在，這種跟蹤就可以更深入地了解人們的工作方式。

一個(gè)有效的工作流工具應該包括所有這四個(gè)元素。但如前所述，您也可以嘗試手動(dòng)構建工作流管理系統。

這將是一項非常手動(dòng)且耗時(shí)的工作。您需要端到端地跟蹤工作流，跟蹤特定項目和任務(wù)的進(jìn)展，然后嘗試識別和實(shí)施潛在的優(yōu)化。

如果您走手動(dòng)路線(xiàn)，我建議您將整個(gè)角色專(zhuān)用于您業(yè)務(wù)中的工作流管理。

二、工作流管理系統如何改進(jìn)您的業(yè)務(wù)流程

工作流管理可以在四個(gè)主要領(lǐng)域為您的業(yè)務(wù)流程帶來(lái)不同：

1）個(gè)人生產(chǎn)力
如前所述，我們大多數人每天都浪費大量時(shí)間。不到 60% 的工作時(shí)間用于高效工作。工作流程管理可以幫助消除導致這種驚人的生產(chǎn)力低下的許多因素。

如何？首先，它允許人們使用最適合他們工作的工具工作。工作流管理確定跨團隊和工具的工作流的位置，并使用集成將它們連接起來(lái)。這意味著(zhù)您可以堅持使用您喜歡的 Trello 看板，而不用浪費時(shí)間學(xué)習 Jira 或將信息復制并粘貼到另一個(gè)團隊的工具中——簡(jiǎn)化您的一天并每周節省您的工作時(shí)間。

說(shuō)到繁忙的工作，工作流自動(dòng)化還消除了在工作流中占用不必要時(shí)間的瑣碎任務(wù)。工作流工具可讓您根據業(yè)務(wù)規則設置自動(dòng)化流程，以便通過(guò)工作流流程自動(dòng)處理重復性任務(wù)。

然后是電子郵件和會(huì )議。通過(guò)在他們已經(jīng)使用的工具中讓每個(gè)人更容易獲得信息（更多內容見(jiàn)下文），工作流管理可以大大減少您在收件箱中花費的時(shí)間或盡量不要在 Zoom 上打哈欠的時(shí)間。

2）團隊對齊
管理者面臨的第一大挑戰是如何兼顧自己的工作和管理職責。 確保對齊真的很困難，尤其是當您的團隊跨多個(gè)工具和地點(diǎn)工作時(shí)。

工作流引擎可讓您優(yōu)化工作流，無(wú)論它們身在何處。 然后，集成使業(yè)務(wù)領(lǐng)導者能夠通過(guò)他們自己的工具實(shí)時(shí)監控工作流程以確保一致性。 這樣，當某些事情看起來(lái)不合適時(shí)——或者團隊遇到阻撓者——你可以快速介入并把事情做好。

此外，通過(guò)工作流管理浮出水面的績(jì)效數據使團隊領(lǐng)導能夠修改和改進(jìn)團隊的工作方式，從而更好地協(xié)調一致。

3）信息透明
您是否浪費了大量時(shí)間來(lái)尋找您需要的信息？ 員工平均每周花費大約 8 小時(shí)來(lái)查找信息。

工作流管理打破了保持數據鎖定的工具孤島，同時(shí)仍然提供訪(fǎng)問(wèn)控制，以便您可以控制誰(shuí)可以訪(fǎng)問(wèn)、查看或編輯文件。

集成使需要工作的每個(gè)人都可以訪(fǎng)問(wèn)工作，并為管理人員提供他們需要的可見(jiàn)性。 提高透明度意味著(zhù)個(gè)人貢獻者擁有確定工作優(yōu)先級和加快獨立決策所需的所有信息。 所有這一切都可以異步發(fā)生，毫無(wú)意義的來(lái)回消息傳遞和更少的會(huì )議。

4）易于協(xié)作
合作越來(lái)越難。 隨著(zhù)人們從通用工具轉向特定角色工具，人們工作的地方重疊越來(lái)越少。 加上遠程工作的增長(cháng)，您將面臨一個(gè)充滿(mǎn)挑戰的環(huán)境，需要在其中處理跨職能項目管理。

但是工作流管理通過(guò)將您使用的任何工具轉變?yōu)閰f(xié)作平臺來(lái)消除關(guān)鍵障礙。 人們可以共享反饋、通過(guò)審批工作流移動(dòng)項目、移交工作，并從他們選擇的任何工作流軟件推動(dòng)項目完成。 無(wú)需犧牲您的工作工具。 沒(méi)有信息在翻譯中丟失。 并且沒(méi)有無(wú)休止的會(huì )議。

三、關(guān)于工作流管理的想法？
我們的工作流管理系統需要高效。 工作流管理提供了一個(gè)框架，您可以在其中通過(guò)集成、自動(dòng)化和分析持續改進(jìn)它們。 更好的工作流程意味著(zhù)更協(xié)調、更有效率和協(xié)作性的團隊。

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