與常規管理的主要區別在于，項目管理的可交付成果取決于時(shí)間、預算和工作范圍。 項目管理有許多技術(shù)和方法，但無(wú)論是傳統的、瀑布式的、敏捷的還是精益的模型，該學(xué)科中都有一些結構是有保證的。

二、什么是項目管理系統？
項目管理系統在當今世界是絕對必要的，甚至在新冠疫情傳播之前也是如此。這種工具的關(guān)鍵組件是什么？

項目管理系統允許您集中某個(gè)項目的日程安排、項目計劃、成本控制、預算、實(shí)時(shí)團隊溝通和協(xié)作。

這些類(lèi)型的工具以清晰而簡(jiǎn)單的方式幫助解決各種復雜的 項目管理，例如管理資源、人力和金錢(qián)以及任務(wù)管理。根據軟件的精細程度，它甚至可以提高 項目管理 的決策能力：允許對整個(gè)畫(huà)面有一個(gè)清晰的視圖，從而幫助識別工作流程中不符合功能的元素，是什么導致了創(chuàng )建瓶頸，甚至定價(jià)是否準確。

技術(shù)已經(jīng)取得了長(cháng)足的進(jìn)步，隨著(zhù)市場(chǎng)對勞動(dòng)力的需求增加，新的軟件和學(xué)科出現是很自然的。勞動(dòng)力變得更加基于服務(wù)，復雜的項目成為常態(tài)，團隊每天都更加協(xié)作。自從 1910 年代甘特圖出現以來(lái)已經(jīng)有很長(cháng)一段時(shí)間了，它的基礎今天仍然相關(guān)，項目管理系統通常具有甘特圖功能，但最好的將其原理與用戶(hù)友好的界面相結合。

無(wú)論項目管理系統是基于甘特圖、敏捷還是瀑布方法，研究該工具的重要方面是檢查其主要功能，看看它們是否最適合范圍和類(lèi)型工作的。

三、項目管理系統的主要功能是什么？
項目管理 軟件用于多個(gè)不同的行業(yè)和細分市場(chǎng)，并且有多種選項可供選擇。 盡管存在某些差異和格式可供選擇，但它始終不變的主要目的是：在項目中順利實(shí)現任務(wù)和主要目標的規劃和跟蹤，同時(shí)關(guān)注資源和利益相關(guān)者。

然而，今天的管理軟件已經(jīng)發(fā)展得如此之多，它們不僅有助于規劃和執行任務(wù)以滿(mǎn)足最后期限，而且還有助于做出更準確的估計和監控項目成本。 這些是任何項目管理系統應該具有的主要功能：

   1.任務(wù)管理
為了促進(jìn)項目規劃，它必須提供設置時(shí)間表、分配項目任務(wù)和描述每個(gè)單獨任務(wù)如何相互交互的可能性。 這些任務(wù)被指定為截止日期和狀態(tài)報告。 作為簡(jiǎn)化團隊之間協(xié)作的一種方式，這些項目管理解決方案包括一個(gè)中央文件存儲庫，每個(gè)利益相關(guān)者都可以在其中訪(fǎng)問(wèn)它們，從而改善團隊協(xié)作。 這通常涉及文件共享、消息傳遞，甚至可能包括看板樣式區域。

   2.時(shí)間跟蹤
這似乎很明顯，但時(shí)間管理和控制是必要的，也是項目計劃的關(guān)鍵部分。 此外，我們不能忘記一個(gè)項目必須具有成本效益，才能算作一項富有成效的努力。 必須考慮團隊的工作時(shí)間，這是最重要的。 如果注冊的小時(shí)數提供一個(gè)自動(dòng)化系統，軟件會(huì )為每項任務(wù)分配估計的時(shí)間范圍，那就更好了。

此外，一個(gè)真正有用的項目管理工具是允許根據每個(gè)成員的生產(chǎn)能力分配資源，只有當軟件以自動(dòng)方式實(shí)時(shí)跟蹤時(shí)間時(shí)才能知道這一點(diǎn)。

   3.指標板
指標有助于決策。 例如，有關(guān)項目成本的信息是項目管理中最有價(jià)值的見(jiàn)解之一，因為它有助于了解項目是否會(huì )盈利，而無(wú)需考慮截止日期和客戶(hù)滿(mǎn)意度。 此類(lèi)信息將使服務(wù)成本發(fā)生變化，并且還允許重新評估可能不值得提供的服務(wù)。

四、項目管理系統的類(lèi)型
根據目標，可以根據功能、行業(yè)或用作基礎的項目管理工具來(lái)組織項目管理系統。 讓我們評估 3 個(gè)不同的類(lèi)別：

根據 OGC 的 P3O 指南，可以根據用戶(hù)效用及其彼此之間的聯(lián)系來(lái)劃分 項目管理 軟件。

   1.個(gè)人
單獨的 項目管理 軟件由單個(gè)項目經(jīng)理使用，它可以采用電子表格的形式，或具有 項目管理 所需的所有項目管理系統工具的簡(jiǎn)單應用程序。 它可以安裝在整個(gè)組織中，但不同的人在此用戶(hù)界面中彼此沒(méi)有聯(lián)系。
   2.協(xié)作的
協(xié)作軟件的工作原理是將整個(gè)團隊聚集在一起，通常有一個(gè)獨特的規劃數據源，但其他項目團隊成員可以訪(fǎng)問(wèn)、查看和處理它。 這通常是可定制的，以免踩到彼此的腳趾。 這些系統可能更多地屬于低技術(shù)范圍，但如果它適合組織的需求，那就沒(méi)問(wèn)題了。 軟件不需要華而不實(shí)也能正常工作。 但這些工具一次只能用于一個(gè)項目，即使多人同時(shí)使用。 無(wú)法鏈接來(lái)自多個(gè)項目的數據對于此類(lèi)工具來(lái)說(shuō)是一個(gè)巨大的挫折。
   3.融合的
對于同時(shí)執行多個(gè)項目的公司來(lái)說(shuō)，集成軟件是最好的項目管理系統。 來(lái)自當前和以前努力的數據是相互關(guān)聯(lián)的； 由多個(gè)在不同領(lǐng)域工作的團隊訪(fǎng)問(wèn)的單個(gè)大型機。 每個(gè)團隊成員都可以訪(fǎng)問(wèn)有關(guān)其項目的信息。 這些 項目管理 工具通常具有集成數據和信息的功能，允許在儀表板式界面中觀(guān)察多個(gè)項目。 基于服務(wù)器的應用程序允許自定義訪(fǎng)問(wèn)權限，從而為每個(gè)項目或每個(gè)任務(wù)創(chuàng )建授予權限的登錄。 它們通常涉及投資組合管理、任務(wù)依賴(lài)、時(shí)間跟蹤、應用內消息傳遞和調度。 他們的用戶(hù)界面通常是友好的，并允許區分幾種類(lèi)型的項目，在某些情況下甚至會(huì )附帶一個(gè)移動(dòng)應用程序版本。

五、如何選擇項目管理系統
一個(gè)工具應該支持一個(gè) 項目管理，如果它是一個(gè)負擔，那么它就不能正常工作。選擇錯誤的軟件會(huì )使工作變得更加困難。為了整合正確的工具，人們必須清楚地了解該軟件必須滿(mǎn)足的需求。

第一步是定義公司需求，以及當前系統出現故障的具體位置。編寫(xiě) 項目管理 軟件中需要存在的功能列表很重要；您是否需要自定義、訪(fǎng)問(wèn)授予選項？您是否必須使用報告工具？是否需要支持各種類(lèi)型的項目？另一個(gè)重點(diǎn)是檢查解決方案是否與當前的工作流程方法兼容。這甚至可能是檢查當前系統和評估實(shí)際操作的機會(huì )。

誰(shuí)會(huì )使用這個(gè)工具？它僅適用于內部人才，還是可供客戶(hù)和外部利益相關(guān)者使用？如果是這種情況，那么它需要專(zhuān)業(yè)和用戶(hù)友好。在這種情況下給出的反饋為客戶(hù)體驗增加了很多價(jià)值。

六、什么是項目管理生命周期，為什么它很重要？
項目有時(shí)會(huì )變得錯綜復雜且難以遵循。 不同的領(lǐng)域同時(shí)處理不同的任務(wù)，這可能導致子任務(wù)和可交付成果重疊。 項目是一個(gè)活動(dòng)網(wǎng)絡(luò )，包括不同的定義階段，項目管理的生命周期包括：概念和啟動(dòng)、計劃、執行和監控。
   1.啟動(dòng)
在啟動(dòng)階段，項目經(jīng)理在廣泛的層面定義項目，從商業(yè)案例開(kāi)始，研究提案是否有吸引力以及是否可以利用手頭的資源。如果需要進(jìn)行可行性測試，將在此階段進(jìn)行。這個(gè)階段的一個(gè)有價(jià)值的輸入是項目管理系統在之前完成的工作中收集的數據。有了這些信息和一點(diǎn)經(jīng)驗，即使沒(méi)有商業(yè)智能學(xué)位，也可以計算提案的盈利能力。此外，如果他們同時(shí)進(jìn)行多個(gè)項目，則可以檢查項目團隊的可用性，這非常方便。利益相關(guān)者也將提供他們的意見(jiàn)。如果提案獲得批準，則會(huì )生成項目啟動(dòng)文件，其中劃定了項目所需的目的、利益相關(guān)者、業(yè)務(wù)需求和資源。有一些項目管理工具包含用于此目的的模板。
   2.規劃
規劃是主要階段，包括為利益相關(guān)者勾勒出清晰的任務(wù)路徑?，F在是確定團隊目標的時(shí)候了。一個(gè)很好的目標設定方法是堅持 SMART 原則，這些目標需要是：

1）具體——誰(shuí)將執行每項任務(wù)或子任務(wù)必須明確。
2）可衡量——每個(gè)人都必須堅持同樣的質(zhì)量和成功大炮。
3）可得性 – 選擇主要目標和征服它的步驟。
4）現實(shí)——工作范圍需要對所有相關(guān)方都可行。
5）及時(shí)——為完成這些目標設定一段時(shí)間。
計劃包括生成衡量績(jì)效的基準、使用其成本、關(guān)鍵可交付進(jìn)度和實(shí)際工作范圍。這很重要，一種可以沿途檢查并確保項目按計劃進(jìn)行的地圖。此時(shí)應明確說(shuō)明職責、角色和工作分解時(shí)間表，以確保每個(gè)相關(guān)人員都了解自己的責任。以及溝通計劃，如果涉及自由職業(yè)者和外部人才，則至關(guān)重要。該計劃還應包括道路上可能的顛簸，例如不斷變化的需求或客戶(hù)的更正和審查。
   3.執行
項目執行看到可交付成果的完成。 此階段從分配職責和任務(wù)開(kāi)始，然后過(guò)渡到狀態(tài)報告、會(huì )議、績(jì)效更新和整體發(fā)展。 項目管理指導和管理項目的執行并建立跟蹤系統。 如果與開(kāi)發(fā)團隊的狀態(tài)會(huì )議未按計劃進(jìn)行，則可能需要更新項目計劃和里程碑。
   4.監控
監控是確保正確開(kāi)發(fā)可交付成果、績(jì)效并確認項目進(jìn)展按計劃進(jìn)行的手段。 項目管理 使用關(guān)鍵績(jì)效指標 (KPI) 來(lái)衡量項目的整體績(jì)效。 這些 KPI 通常涉及項目目標或目標，確保工作按計劃進(jìn)行且未超出預算，從而可以查看團隊是否會(huì )在預計的時(shí)間內完成。 它們還可能涉及可交付成果的質(zhì)量控制。 另一個(gè)重要的 KPI 是對項目變化的監督、已經(jīng)或曾經(jīng)面臨的問(wèn)題、它們是如何解決的以及它們得到處理的速度有多快。 這些范圍的突然變化會(huì )受到密切監控，因為它們會(huì )影響項目績(jì)效。
   5.關(guān)閉
完成項目，交付達到 項目管理 和客戶(hù)的質(zhì)量標準是主要目標。 但在到達那里之前，還有一些工作要做，解除為這個(gè)有限項目創(chuàng )建的復雜網(wǎng)絡(luò )的武裝。 這意味著(zhù)支付人才費用，與承包商結束工作，簽署并保存所有文件。 在這最后階段，質(zhì)量管理至關(guān)重要，如果他們很聰明并充分利用可用的項目管理工具，他們就會(huì )對已完成的項目進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。 資源規劃如何？ 使用的工作方法是否正確？ 團隊合作流暢嗎？ 利益相關(guān)者對結果是否滿(mǎn)意，他們會(huì )采取不同的做法嗎？ 時(shí)間跟蹤在這一點(diǎn)上很有價(jià)值，讓 項目管理 可以看到團隊更大的努力在哪里。 這構成了未來(lái)努力的寶貴數據。

七、誰(shuí)使用項目管理系統？
真正的問(wèn)題應該是：誰(shuí)不使用項目管理系統？在當前的市場(chǎng)和行業(yè)中，很難找到一家不采用 項目管理 解決方案的大中型公司。 IT 部門(mén)、工程師、建筑行業(yè)、廣告和營(yíng)銷(xiāo)機構、網(wǎng)頁(yè)設計師等都在使用這些系統。

就像我們上面提到的，時(shí)間跟蹤有助于更好地了解所提供服務(wù)的盈利能力，并照顧工作流程和人才。

如果一項任務(wù)通常需要大約 12 個(gè)小時(shí)才能完成，而我們有此信息，那么負責該任務(wù)的團隊成員和分配該任務(wù)的 項目管理 可以為其設定一個(gè)現實(shí)的截止日期。

不僅項目經(jīng)理使用這種軟件。團隊的每個(gè)部分都使用項目管理應用程序或系統，例如項目經(jīng)理、創(chuàng )意人員、內部和外部利益相關(guān)者、C 級個(gè)人、行政人員，甚至客戶(hù)。

假設有一個(gè)涉及大客戶(hù)的大項目。 項目管理 決定需要自由職業(yè)者，因為內部團隊的工作時(shí)間太多?？蛻?hù)經(jīng)理檢查可交付成果并允許客戶(hù)有一定的反饋，因此他們對 項目管理 解決方案的某些部分的訪(fǎng)問(wèn)受到限制，這是一個(gè)真正的益處，因為它改變了我們與客戶(hù)之間的關(guān)系，這種反饋是附加值。

八、每種業(yè)務(wù)類(lèi)型的項目管理系統示例
最佳類(lèi)型的項目管理系統將取決于業(yè)務(wù)規模及其需求。今天，有許多可用的選項可供選擇。您可能聽(tīng)說(shuō)過(guò)企業(yè)微信、飛書(shū)、華為Welinkl和其他適合小型或基本公司的不錯選擇。但是您必須知道區分每個(gè)人的影響范圍及其與您的流程和目標的兼容性。

這就是為什么 COR 使用 AI 來(lái)加強其時(shí)間跟蹤功能和通過(guò)其智能建議自動(dòng)上傳小時(shí)數的原因，用戶(hù)應該只接受這些建議。對于大中型團隊來(lái)說(shuō)，它是一個(gè)出色的項目管理工具，特別是對于那些提供專(zhuān)業(yè)服務(wù)并需要解決收費時(shí)間和投入時(shí)間之間差異的公司。

這是一個(gè)“一體化”工具，因為它包括任務(wù)和資源管理、智能甘特圖、每個(gè)任務(wù)的時(shí)間估計和實(shí)時(shí)盈利指標等關(guān)鍵功能。該軟件最好的部分是它的人工智能，它利用以前交易的注冊數據，生成每種服??務(wù)類(lèi)型的成本和利潤估計的預測。這極大地有助于確定公司提供的每個(gè)項目和服務(wù)的盈利能力。它成為真正的盟友，成為高風(fēng)險業(yè)務(wù)決策的執行指南針。

九、如何選擇項目管理系統
到現在為止，您可能非常確定您選擇為您的公司或組織實(shí)施項目管理系統。但是，我們邀請您考慮會(huì )產(chǎn)生影響的某些方面或功能。該軟件不僅可以幫助您組織工作范圍并及時(shí)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，還可以幫助您從數據中學(xué)習以及了解項目和客戶(hù)是否有利可圖。

如今，在選擇項目管理系統時(shí)，最重要的問(wèn)題是問(wèn)自己該平臺是否能幫助您更好地了解可變成本，即投入的工時(shí)。毫無(wú)疑問(wèn)，要想在每個(gè)項目的最后期限和資源估計、戰略性工作分配和盈利能力衡量方面取得成功，這是需要克服的最大挑戰。

因此，在選擇項目管理系統時(shí)，問(wèn)問(wèn)自己：

1.該軟件是否具有自動(dòng)時(shí)間跟蹤或注冊功能？
2.該軟件是否提供對我的客戶(hù)的訪(fǎng)問(wèn)以鼓勵透明度？
3.該軟件能否實(shí)時(shí)衡量每個(gè)項目的盈利能力？
4.事實(shí)是，如今，技術(shù)為我們提供了巨大的優(yōu)勢，如果有人知道如何利用它，他們將能夠從另一個(gè)層面控制自己的業(yè)務(wù)。因此，在為您的公司選擇項目管理系統時(shí)，請5.檢查它是否支持透明文化，是否快速高效，是否支持您的質(zhì)量標準，以及它是否能保證項目對您的組織有利可圖。

專(zhuān)業(yè)建議，盡管市面流行的項目管理系統可以解決絕大多數問(wèn)題，但從公司長(cháng)遠發(fā)展的角度，開(kāi)發(fā)自己的項目管理系統似乎成了唯一的道路。但開(kāi)發(fā)項目管理系統也會(huì )為項目增加不小的負擔，因此選擇低代碼平臺不失為一種明智的選擇，南京速優(yōu)云采用低代碼平臺+定制的方案，保證效率的同時(shí)降低成本，一定會(huì )讓您耳目一新！

• 上一篇：如何構建優(yōu)秀的項目管理系統
• 下一篇：項目管理系統的功能有哪些？