經(jīng)理一直在處理多個(gè)項目。 他們處理人員、任務(wù)和目標，以確保每個(gè)項目都成功。 但從本質(zhì)上講，管理項目并不是一件容易的事。 由于有很多活動(dòng)部件，它很容易變得混亂和無(wú)序。

當您不使用項目管理應用程序時(shí)，您很可能會(huì )在瑣碎的事情上浪費大量時(shí)間，并做不必要的工作。 很難跟蹤誰(shuí)在做什么。 團隊之間的協(xié)作效率低下，并且分散在電子郵件線(xiàn)程和聊天系統中。 結果，錯過(guò)了最后期限，客戶(hù)變得不滿(mǎn)意。

使用高效的項目管理系統來(lái)幫助您在計劃和執行項目時(shí)保持工作井井有條，這一點(diǎn)很重要。

一、什么是工程項目管理系統？
項目管理系統用于計劃、組織和分配用于管理項目的資源。它幫助團隊協(xié)作并跟蹤項目進(jìn)度，同時(shí)明確定義任務(wù)和職責。它讓項目經(jīng)理控制成本和時(shí)間，并允許利益相關(guān)者之間順利協(xié)作。

為了按時(shí)交付項目，團隊必須保持一切井井有條，尤其是在有多個(gè)正在進(jìn)行的項目時(shí)。云項目管理系統提供所有項目的概覽，幫助確定任務(wù)的優(yōu)先級，并使每個(gè)人保持一致。

項目管理系統包括各種各樣的工具，為不同的目的服務(wù)于不同的人。

二、為什么需要項目管理系統？
作為經(jīng)理，您需要知道哪些工作需要完成以及何時(shí)完成，哪個(gè)團隊成員正在從事什么工作等等。項目規劃對您團隊的成功至關(guān)重要。手動(dòng)或使用電子表格和通過(guò)電子郵件進(jìn)行操作絕對不是一種有效的方法，并且會(huì )帶來(lái)一系列挑戰。

在一個(gè)孤立的系統中，您的所有團隊成員都使用他們的系統來(lái)跟蹤他們的工作

1.記事本，
2.便利貼，
3.電子表格。
結果，任務(wù)和文件分散在不同的地方。他們不確定首先要做什么，浪費了大量時(shí)間尋找答案。為了溝通優(yōu)先事項并使每個(gè)人都在同一頁(yè)面上，您需要召開(kāi)會(huì )議并發(fā)送電子郵件，這再次成為您團隊生產(chǎn)力的主要障礙。

當您使用項目管理系統時(shí)，所有溝通都集中在一個(gè)地方，可以輕松分配任務(wù)和定義優(yōu)先級。跟蹤團隊的工作并確保項目按計劃進(jìn)行變得容易。

三、擁有項目管理系統的主要好處
項目管理系統具有有效規劃項目、管理可用資源、響應問(wèn)題以及讓所有項目利益相關(guān)者參與所需的必要功能。 無(wú)論您的企業(yè)提供何種服務(wù)，擁有最好的項目管理工具都會(huì )產(chǎn)生重大影響。

1. 改進(jìn)計劃和調度
無(wú)論采用何種方法，項目規劃和項目調度都是項目管理的極其重要的方面。 通過(guò)這些項目管理解決方案，可以輕松訪(fǎng)問(wèn)與當前項目相關(guān)的團隊之前的記錄。

此外，項目經(jīng)理可以方便地創(chuàng )建一致的管理計劃，并為項目的成功確定任務(wù)的優(yōu)先級。 使用項目管理系統，可以在短時(shí)間內方便地完成諸如分配資源、識別依賴(lài)項、設置截止日期和創(chuàng )建項目可交付成果等任務(wù)。

由于良好的開(kāi)端為成功的項目奠定了基礎，因此所有有效的項目調度工具都具有有助于簡(jiǎn)化項目規劃和項目調度過(guò)程的功能。

2. 更好的協(xié)作
項目團隊有時(shí)由來(lái)自不同部門(mén)的成員組成。 他們還需要處理日常職責，這使得所有其他利益相關(guān)者很難定期參加會(huì )議并保持最新?tīng)顟B(tài)。 這種溝通差距可能會(huì )導致項目和問(wèn)題出現不必要的延遲，從而浪費大量寶貴的資源。

項目管理系統的一個(gè)巨大優(yōu)勢是它使有效的項目團隊協(xié)作變得極其簡(jiǎn)單。 它將所有通信保持在一個(gè)統一的地方。 只需單擊一下即可輕松訪(fǎng)問(wèn)諸如項目時(shí)間表和狀態(tài)更新之類(lèi)的見(jiàn)解，并且可以自動(dòng)向相關(guān)方發(fā)送重要警報。

3. 遠程辦公
物理位置或部門(mén)不綁定現代項目。 勞動(dòng)力現在很分散，管理他們可能會(huì )很成問(wèn)題。 使用遠程項目管理系統，管理遠程項目變得容易，因為這些程序可以幫助管理人員有效地領(lǐng)導他們的團隊。

4. 有效的任務(wù)委派
管理者經(jīng)常發(fā)現很難將任務(wù)公平地分配給成員，這可能會(huì )影響整個(gè)團隊的效率。 通過(guò)項目管理計劃，經(jīng)理可以輕松地將項目任務(wù)委派給成員并找到當前有空的人。

這對于團隊成員來(lái)說(shuō)也是一個(gè)更簡(jiǎn)單的選擇，因為在任務(wù)管理中，他們唯一需要做的就是檢查系統并根據他們的優(yōu)先級開(kāi)始處理他們的任務(wù)。 在大多數情況下，這些程序還會(huì )在截止日期前發(fā)出自動(dòng)提醒，以確保順利高效地運行。

5. 更輕松的文件訪(fǎng)問(wèn)和共享
安全訪(fǎng)問(wèn)和共享重要文檔非常重要。專(zhuān)業(yè)人士一直在使用共享驅動(dòng)器，但使用項目管理系統是更實(shí)用的選擇。項目管理解決方案提供存儲，用戶(hù)可以在其中輕松進(jìn)行更改、留下反饋和注釋。這些程序還保留更改日志以確保團隊內的項目透明度。

6. 更容易整合新成員
項目本質(zhì)上是動(dòng)態(tài)的，有時(shí)需要將新成員引入項目團隊。然而，項目整合是一項艱巨的任務(wù)，要讓新成員在短時(shí)間內跟上進(jìn)度。使用任何有效的項目管理系統都可以輕松解決這個(gè)問(wèn)題。他們能夠自動(dòng)維護項目日志并以簡(jiǎn)單的方式可視化整個(gè)項目。

7. 有效緩解風(fēng)險
識別潛在的瓶頸并采用有效的解決方案是優(yōu)秀管理者的必備條件。使用項目管理系統，管理人員可以增強他們的風(fēng)險緩解策略，并利用手頭的所有資源來(lái)部署有效的對策。

這提高了團隊的整體效率，還允許管理人員以有效的方式分配可用資源，以避免項目風(fēng)險。

8. 預算管理
如前所述，使用項目管理系統的一個(gè)主要好處是它們允許用戶(hù)有效地管理手頭的每個(gè)資源。在任何項目的過(guò)程中，范圍蔓延的可能性，項目偏離軌道的趨勢，都變得相當高。

項目管理系統可以幫助管理人員防止這種情況發(fā)生，因為它允許他們在實(shí)時(shí)項目報告工具的幫助下跟蹤一切，并防止項目成本飆升。

9. 提高生產(chǎn)力
項目管理系統的另一個(gè)主要優(yōu)勢是它可以?xún)?yōu)化您的決策過(guò)程并提高工作效率。由于所有重要細節都可以在一個(gè)地方找到，因此您始終可以在最短的時(shí)間內做出明智的決定。

四、如何選擇合適的項目管理系統？
每個(gè)項目都不一樣。每支球隊也是如此。選擇正確的工具會(huì )影響您管理項目的方式以及您的團隊溝通的方式。正確的工具將幫助您按時(shí)交付項目并使您的所有工作井井有條。這就是為什么選擇適合您的工具很重要的原因。

1. 特點(diǎn)和要求
從簡(jiǎn)單的待辦事項列表到復雜的速度圖表，市場(chǎng)上都有滿(mǎn)足各種需求的工具。評估您的需求——項目規模、參與人數、項目管理方法等等。
如果您是需要工作分解結構、預算等的項目經(jīng)理，那么像 MS Projects 這樣的重量級工具可能適合您。

但是，如果您正在尋找可以幫助您分配任務(wù)、管理截止日期并保持井井有條的看板，那么像 Kissflow Projects 這樣的項目管理系統將是一個(gè)完美的選擇。

2. 方法論
遵循瀑布方法等主動(dòng)方法的團隊非常重視記錄保存、文檔和定義明確的工作流程。它側重于確定優(yōu)先級和設置依賴(lài)項。您需要一個(gè)支持此功能的工具。

但是，如果您使用敏捷或精益等反應式方法，則需要很大的靈活性。該工具需要具有足夠的適應性和靈活性，以適應這種迭代工作。

3. 預算
接下來(lái)您需要考慮的是您愿意在項目管理系統上花費的金額。有開(kāi)源工具以及具有不同功能級別的成本數千美元的工具。

一個(gè)簡(jiǎn)單、免費的項目管理工具將幫助您創(chuàng )建清單并劃掉已完成的任務(wù)。但是，如果您正在尋找高級功能，那么您可能想要購買(mǎi)相對昂貴的功能。

4. 易用性
項目管理系統只有在您的團隊每天都在使用時(shí)才有用。一些項目管理應用程序非常復雜，您的團隊可能需要幾天的培訓才能正確使用它們。并非所有企業(yè)都需要如此復雜的工具。一個(gè)簡(jiǎn)單的界面結合強大的功能是你應該尋找的。

您需要一個(gè)可定制的工具來(lái)滿(mǎn)足您的需求。一個(gè)好的項目管理解決方案將隨著(zhù)您的業(yè)務(wù)增長(cháng)而靈活、可擴展并節省您的時(shí)間。

或許市場(chǎng)上的大路貨并不能吸引您的眼球，為了長(cháng)遠的發(fā)展，或許您需要屬于自己企業(yè)的工程項目管理系統，南京速優(yōu)云采用的低代碼平臺+定制的方案一定會(huì )讓您有所收獲！

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