首先，對組織或項目團隊中已有的系統和流程進(jìn)行內部審計以確定可能存在的差距至關(guān)重要。 它有助于了解當前狀態(tài)以填寫(xiě)仍需要的流程和解決方案需求。 之后，很容易確定哪些功能目前沒(méi)有得到滿(mǎn)足，以便更好地按時(shí)和按預算交付項目，并且可以開(kāi)始尋找有助于滿(mǎn)足這些需求的 PMIS 解決方案。

一、什么是 PMIS？
項目管理知識手冊 PMBoK® 指南將 PMIS 描述為“由用于收集、集成和傳播項目管理過(guò)程輸出的工具和技術(shù)組成的信息系統。它用于支持項目從啟動(dòng)到結束的所有方面，并且可以包括手動(dòng)和自動(dòng)系統。”

無(wú)論項目的規模如何，它都有需要管理和組織的信息和數據。隨著(zhù)項目的進(jìn)展，圍繞它的信息量也在增加。幫助項目經(jīng)理控制和交付項目信息的系統變得必不可少。項目管理信息系統 (PMIS) 使項目專(zhuān)業(yè)人員能夠在其生命周期的所有階段輕松規劃和跟蹤項目進(jìn)度。

一個(gè)好的 PMIS 將從各種來(lái)源、電子表格和系統收集所有項目數據和信息，作為項目管理團隊所有項目數據的一個(gè)來(lái)源。有時(shí)個(gè)人會(huì )將文檔中心錯誤地描繪為項目管理信息系統，但它應該不僅僅是項目文件和文檔的集合。

二、6 個(gè)關(guān)鍵的 PMIS 特性和功能
選擇 PMIS 的要求將根據組織的運營(yíng)要求而有所不同。 同樣，大多數項目管理信息系統在范圍、設計和提供的功能方面各不相同，但在選擇 PMIS 系統時(shí)，它至少具有以下六個(gè)特點(diǎn)和功能很重要：

1）規劃與調度
無(wú)論是通過(guò)內置的調度功能還是通過(guò)與 Microsoft Project 或 Oracle Primavera P6 等調度應用程序的內置集成，PMIS 都將能夠計劃和計算項目的進(jìn)度及其關(guān)鍵路徑。 PMIS 將能夠創(chuàng )建或導入項目的特定時(shí)間表，以及定義范圍基線(xiàn)。
2）預算和估算
優(yōu)質(zhì)的項目管理信息系統能夠將項目成本與單個(gè)任務(wù)或項目相關(guān)聯(lián)，以生成更準確的預算估算。 PMIS 需要結合項目成本估算、預測、成本數據和進(jìn)度信息，以確定準確的項目進(jìn)度和績(jì)效。 將這些數據集中在一個(gè)系統中，可以通過(guò)計劃、估計和控制項目預算的過(guò)程來(lái)管理項目成本； 它與下面的成本管理和項目績(jì)效密切相關(guān)。
3）資源與采購管理
PMIS 具有管理整個(gè)采購流程的功能很重要，因為資源和采購項目占項目成本和初步預算的很大一部分。
4）成本管理和項目績(jì)效
可靠的 PMIS 使項目經(jīng)理能夠控制項目成本和績(jì)效。 它將允許根據計劃的數據更改將現有計劃更新為實(shí)際情況，并在跟蹤和管理所有項目更改的同時(shí)向他們提供假設情景。

計劃價(jià)值、掙值和實(shí)際成本允許計算額外的項目?jì)r(jià)值，從預算角度或從進(jìn)度角度指示項目的當前狀態(tài)和績(jì)效。

使用上述值，項目經(jīng)理還可以使用以下估計完成時(shí)間 (ETC)、估計完成時(shí)間 (EAC)、完成差異 (VAC) 和完成績(jì)效確定項目的當前狀態(tài)，直到項目結束 指數（TCPI）。
5）進(jìn)度報告
內置的項目進(jìn)度報告對于節省項目經(jīng)理的時(shí)間至關(guān)重要，同時(shí)為他們提供必要的工具來(lái)創(chuàng )建和發(fā)送針對不同受眾（無(wú)論是團隊成員還是利益相關(guān)者）量身定制的報告。 PMIS 將能夠創(chuàng )建和共享收集和分析數據的報告。
6）數據與系統集成
對于項目管理信息系統來(lái)說(shuō)，將所有項目數據整合在一起以消除數據孤島非常重要。 PMIS 需要能夠與其他應用程序或軟件系統（即工資單、庫存、ERP、Primavera P6 等調度系統等）集成。 這種系統集成允許訪(fǎng)問(wèn)來(lái)自不同項目的數據以進(jìn)行多項目分析，并彌合將所有項目信息集中在一個(gè)地方所需的系統和應用程序之間的差距。

三、要點(diǎn)
項目組織必須選擇 PMIS（如 ARES PRISM）來(lái)幫助管理他們的數據和項目信息，以節省時(shí)間、金錢(qián)并避免手動(dòng)數據復制工作中的風(fēng)險。 我們知道，收集、組織和分析項目信息對于按時(shí)按預算交付項目至關(guān)重要。 在尋找項目管理信息系統時(shí)，一定要考慮一個(gè)可以快速實(shí)施的解決方案，以便迅速看到投資回報，以及一個(gè)可擴展的工具，可以與您的組織一起發(fā)展。

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